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Quando eu vou realizar uma consultoria em uma empresa eu explico a necessidade e os benefícios de ter um dashboard para os departamentos, setores, áreas, enfim, para a empresa como um todo. E a resposta é sempre a mesma: “nós já temos um dashboard”, afinal, este é um tema que está na moda.
Quando vou analisar – em boa parte dos casos – percebo que são apenas alguns gráficos simples, sem níveis de prioridade, clareza das informações e muito menos automatização. Ao entender qual é o processo para se chegar na análise mostrada naqueles gráficos, entendo que toda vez que alguém vai entregar um relatório é preciso passar por novas fórmulas, novos filtros manuais, mexer em códigos, e perder ainda mais tempo colando essas informações no PowerPoint ou até mesmo entregando uma nova versão para análise da gestão.
Outra situação recorrente nas empresas que passei é que estas planilhas e gráficos normalmente são desenvolvidas por um membro da equipe, o famoso “pai da planilha”, ou “o cara do Excel”, que não tem uma preocupação especial com a navegabilidade da ferramenta para que outros usuários possam utiliza-la. Mas calma, ele não tem culpa disso! Afinal, muito provavelmente ele não é especialista neste assunto, muito menos possui tempo hábil para desenvolver uma solução. E, caso este funcionário saia da empresa, vira um caos total.
Porém, dessa forma definitivamente o objetivo de um Dashboard em Excel não está cumprido.
O objetivo de um Dashboard em Excel é entregar informações precisas de maneira eficiente e automática. Se toda vez que for preciso tomar uma decisão, a análise destes dados e métricas tiver que passar por todo este retrabalho manual, a qualidade da informação fica extremamente prejudicada e não existe eficiência no processo.
Ao pensar em um painel de bordo eficiente, você deve imaginar um painel de um navio, ou de um avião, em que o responsável por cada área vai bater o olho e conseguir ver e comparar os indicadores mais importantes do negócio de forma automática. Isso é feito ao organizar as informações por cores e níveis de prioridades por exemplo, para que o responsável entenda o que ele precisa saber antes de ver outras informações.
Ter processos que demandam retrabalho é muito oneroso tanto para a empresa quanto para o profissional que executa essa tarefa.
Para a empresa porque ela não tem as informações que precisa sempre a sua disposição, por aumentar o risco de haver falha na apuração dos dados, e ainda ter sua equipe interna alocada num processo totalmente improdutivo, sendo que poderiam estar pensando e cuidando de outras áreas do negócio.
Para o profissional porque ele tem a sensação de sempre estar “correndo atrás do rabo” e apagando incêndios, ao mesmo tempo que esta não é a única tarefa dele.
Se você ou sua empresa se encaixam nas situações acima, preciso te dizer uma coisa…isso não é um Dashboard em Excel.
Mas fique calmo! Nos próximos artigos eu vou falar mais sobre o que é um dashboard e muuuito mais sobre este assunto.
